5 znakova da ste prerasli Excel tablice u upravljanju smještajem

Rezervacija stigne preko Booking.com-a, zatim je upišete u Excel, provjerite dostupnost na drugim kanalima, evidentirate uplatu i možda još negdje spremite podatke gosta. Za jednu rezervaciju napravili ste nekoliko ručnih koraka.To još nije veliki problem kada imate nekoliko rezervacija tjedno. U špici sezone, kada dolaze jedna za drugom, lako je nešto preskočiti ili upisati pogrešno. Ako često razmišljate „Jesam li ovo već unio?“, vjerojatno vam treba centralnije mjesto za vođenje rezervacija.

Žuto znači akontacija, zeleno plaćeno, crveno otkazano, zvjezdica kasni dolazak, a komentar u ćeliji znači da vlasnik koristi apartman tri dana. Zvuči poznato? Takva tablica može funkcionirati godinama, dok je vodi osoba koja ju je napravila. Problem nastaje kada posao treba preuzeti kolega ili kada više ljudi istovremeno radi s rezervacijama. Dobar test je jednostavan: može li netko drugi otvoriti vašu tablicu i odmah razumjeti što se događa? Ako prije toga morate održati malu edukaciju o bojama, oznakama i sheetovima, tablica je vjerojatno postala prekomplicirana.

S dva apartmana još je relativno jednostavno provjeriti rezervacije, cijene i dostupnost. Kod 10, 20 ili više jedinica stvari izgledaju drugačije. Svaki novi objekt donosi nove rezervacije, goste, cijene, termine, vlasnike i prodajne kanale. Ako rast portfelja automatski znači još jedan sheet, još jednu tablicu i još više ručnog provjeravanja, takav način rada teško će pratiti daljnji rast. Ideja bi trebala biti suprotna: broj objekata može rasti, ali količina administracije ne bi trebala rasti istim tempom.

Gost zove zbog rezervacije. U Excelu pronađete termin. U e-mailu tražite što je dogovoreno. Na Booking.comu provjeravate detalje rezervacije, a podatak o uplati možda je spremljen negdje drugdje.Sve informacije imate, samo nisu na jednom mjestu. To je trenutak kada centralizirani sustav počinje imati stvarnu vrijednost. Ne zato što vam treba „više tehnologije“, nego zato što vam treba brži pristup informacijama koje već imate.

Ovo je možda najvažniji znak. Ako dobar dio dana odlazi na: provjeravanje jesu li kalendari ažurni, prepisivanje rezervacija, traženje podataka, provjeru uplata, uspoređivanje nekoliko različitih izvora. Vrijedi izračunati koliko vam takav način rada zapravo oduzima vremena. Ne mora svaki ručni zadatak biti problem. Ali kada se iste radnje ponavljaju desetke puta tjedno, automatizacija i povezivanje procesa počinju imati smisla.

Ako se prepoznajete u tri ili više situacija, možda je vrijeme da razmotrite PMS:

• iste podatke unosite više puta 
• koristite Excel zajedno s nekoliko drugih sustava 
• ručno provjeravate kalendare na različitim kanalima 
• više ljudi radi s istim rezervacijama 
• informacije o gostu nisu dostupne na jednom mjestu 
• svaki novi objekt značajno povećava količinu administracije. 

To ne znači da Excel treba prestati koristiti. Odličan je za analize, izračune i različite interne preglede. Ali nije zamišljen kao sustav koji istovremeno vodi rezervacije, goste, dostupnost i prodajne kanale.

Nema pravila da nakon petog ili desetog apartmana morate prijeći na PMS.

Bolje pitanje je:

Koliko vremena danas trošite na ručno održavanje informacija koje bi sustav mogao povezati za vas?

Ako je odgovor „previše“, tada vrijedi pogledati drugačiji način rada.

Rentistic povezuje PMS i Channel Manager pa rezervacije, cijene, dostupnost i povezane prodajne kanale možete pratiti iz jednog sustava.

Excel možete zadržati za ono u čemu je odličan, a svakodnevno upravljanje rezervacijama prepustiti alatu koji je za to napravljen.