Kako izbjeći overbooking u privatnom smještaju?

Overbooking je jedna od najneugodnijih situacija u privatnom smještaju jer u pravilu znači da za isti termin imate dvije potvrđene rezervacije, a problem se često otkrije upravo onda kada je smještaj u destinaciji gotovo potpuno popunjen.

Najčešće se ne radi o nekoj velikoj pogrešci, nego o malom propustu u svakodnevnom radu: direktna rezervacija nije odmah unesena, termin nije zatvoren na drugom portalu, promjena rezervacije nije evidentirana svugdje ili kalendari jednostavno nisu dobro povezani.

Što više prodajnih kanala koristite, to je važnije imati jedan jasan način rada.

Gdje najčešće nastaje problem?

Recimo da isti apartman prodajete na Booking.comu i Airbnbu. Gost rezervira termin od 10. do 15. kolovoza preko Booking.coma, ali ako se taj termin ne zatvori odmah i na Airbnbu, drugi gost ga još uvijek može vidjeti kao slobodan i napraviti novu rezervaciju.

Slično se događa i kod direktnih rezervacija. Gost vas nazove, dogovorite termin, rezervacija je praktički potvrđena, ali je planirate upisati u kalendar kasnije. U međuvremenu isti termin može biti prodan online.

U praksi su najčešći uzroci ručno ažuriranje više kalendara, direktne rezervacije koje nisu odmah evidentirane, više osoba koje uređuju dostupnost te loše ili nepotpuno povezani prodajni kanali.

Jedan kalendar treba biti glavni

Ako rezervacije pratite u Excelu, Booking.comu, Airbnbu, porukama na mobitelu i možda još u rokovniku, vrlo brzo se može dogoditi da svako mjesto pokazuje malo drugačiju sliku.

Zato je dobro imati jedan centralni kalendar u kojem se nalaze sve online i direktne rezervacije, otkazivanja, promjene termina, privatno blokirani datumi i svi ostali periodi kada objekt nije dostupan za prodaju.

Najjednostavnije pravilo je: ako termin nije evidentiran u glavnom kalendaru, ne možemo računati da je stvarno zatvoren.

Prodajne kanale povežite, nemojte ih ručno održavati

Kod prodaje na više portala najveći rizik nastaje upravo u ručnom prenošenju promjena.

Channel Manager povezuje prodajne kanale tako da se nova rezervacija ili promjena dostupnosti prenosi i na ostale povezane portale. Time se smanjuje broj situacija u kojima morate sami otvarati Booking.com, Airbnb i druge kanale kako biste na svakom od njih napravili istu izmjenu.

Prije početka glavne sezone svakako vrijedi provjeriti jesu li svi objekti pravilno povezani, prikazuje li se svugdje ista dostupnost i postoji li kakvo upozorenje ili greška u sinkronizaciji.

Automatizacija puno pomaže, ali je povremena kontrola i dalje dobra praksa.

Direktne rezervacije unosite odmah

Direktna rezervacija jedna je od najčešćih situacija u kojoj lako nastane problem. Gost vam potvrdi termin telefonom, WhatsAppom ili e-mailom, a vi ga planirate unijeti „kad završite ovo što trenutno radite“.

U sezoni je ponekad dovoljno vrlo kratko vrijeme da isti termin netko drugi rezervira online. Zato bi direktna rezervacija trebala biti evidentirana čim je potvrđena.

Ako je gost rezervirao, termin mora biti zatvoren u istom trenutku.

Ako više ljudi radi s rezervacijama, svi moraju raditi po istom pravilu

Kod obiteljskog smještaja, property managera ili agencije često više osoba može primiti rezervaciju, promijeniti termin ili blokirati određene datume.

Tu nije dovoljno samo imati dobar sustav. Mora biti jasno tko unosi direktne rezervacije, tko smije otvarati ili zatvarati termine i gdje se evidentira informacija ako vlasnik želi koristiti objekt nekoliko dana.

Informacija poput „nemoj prodavati apartman od 5. do 8. lipnja“ ne bi smjela ostati samo u poruci jednom članu tima.

Kratka provjera prije početka sezone

Prije nego rezervacije krenu intenzivnije, korisno je odvojiti nekoliko minuta i provjeriti:

• jesu li svi prodajni kanali pravilno povezani
• jesu li sve direktne rezervacije unesene
• jesu li privatno blokirani termini evidentirani
• prikazuju li Booking.com, Airbnb i centralni kalendar istu dostupnost
• znaju li svi koji rade s rezervacijama gdje i kako unositi promjene.

Takva kratka kontrola prije sezone može spriječiti puno ozbiljniji problem u srpnju ili kolovozu.

A ako se overbooking ipak dogodi?

Prvo treba utvrditi što se točno dogodilo i pokušati što prije pronaći odgovarajući zamjenski smještaj. Gostu je puno važnije dobiti konkretno rješenje nego dugo objašnjenje kako je do problema došlo.

Nakon što je situacija riješena, vrijedi provjeriti i sam uzrok: je li rezervacija unesena prekasno, je li kanal bio pogrešno povezan ili je netko ručno otvorio termin koji je već bio zauzet.

Ako ne riješite uzrok, velika je mogućnost da se ista situacija ponovi.

Manje ručnog rada znači i manje prostora za pogrešku

Najbolja zaštita od overbookinga nije stalno provjeravanje svakog portala, nego što manje ručnog prenošenja informacija između različitih sustava.

Jedan centralni kalendar, povezani prodajni kanali i pravilo da se svaka rezervacija odmah evidentira već rješavaju velik dio rizika.

Rentistic objedinjuje PMS i Channel Manager, pa rezervacije, cijene, dostupnost i povezane prodajne kanale možete pratiti iz jednog sustava. Ideja nije samo imati uredniji kalendar, nego smanjiti broj ručnih koraka u kojima se tijekom najprometnijeg dijela sezone najlakše dogodi pogreška.

Ako želite vidjeti kako povezivanje rezervacija i prodajnih kanala izgleda u praksi, kroz kratki Rentistic demo možemo pokazati kako pojednostaviti vaš trenutni način rada.